Wolvox ERP'de stok tanımları nasıl yapılır?

Wolvox stok modülünün doğru çalışması için her şey sağlam bir tanımlama altyapısıyla başlar. Yanlış kurulan stok tanımları; hatalı raporlar, bozuk maliyet hesapları ve pazaryeri entegrasyon sorunlarına zemin hazırlar. Bu yazıda Wolvox'ta stok tanımlamalarını sıfırdan nasıl yapacağınızı adım adım anlatıyoruz.

1. Stok Grubu Tanımlama

Stok kartı oluşturmadan önce ürünlerinizi mantıklı gruplara ayırmanız gerekir. Stok grupları hem raporlamayı kolaylaştırır hem de toplu işlem yapmanızı sağlar.

Örnek grup yapısı:

1. Hammadde
2. Yarı Mamul
3. Mamul
4. Ticari Mal
5. Sarf Malzeme
6. Ambalaj

Stok grubu tanımlamak için: Wolvox Ana Menü → Stok → Tanımlar → Stok Grupları → Yeni

İpucu: Grup yapısını baştan iyi planlayın. Sonradan grup değiştirmek mümkün olsa da geçmiş raporlarda tutarsızlık yaratabilir.

2. Birim Tanımlama

Her ürün için doğru birimi tanımlamak stok doğruluğu açısından kritiktir. Wolvox'ta iki tür birim kullanılır:

Ana Birim

Ürünün temel ölçü birimidir. Örnek: Adet, Kg, Metre, Litre, Kutu.

Yardımcı Birim

Ana birimle matematiksel ilişkisi olan ikinci birimdir. Örnek: 1 Koli = 12 Adet gibi.

Birim tanımlamak için: Wolvox Ana Menü → Stok → Tanımlar → Birimler → Yeni

Sık yapılan hatalar:

1. Aynı birimi farklı isimlerle tekrar tanımlamak (Adet ve ADET gibi)
2. Yardımcı birim çevrim katsayısını yanlış girmek
3. Sonradan birim değiştirmeye çalışmak (mevcut hareketleri bozar)

3. Depo Tanımlama

Wolvox'ta en az bir depo tanımlı olmak zorundadır. Birden fazla fiziksel deponuz varsa her birini ayrı tanımlayın.

Depo tanımlamak için: Wolvox Ana Menü → Stok → Tanımlar → Depolar → Yeni

Depo tanımında doldurulması gereken alanlar:

1. Depo kodu (kısa ve benzersiz olsun)
2. Depo adı
3. Sorumlu kişi (isteğe bağlı)
4. Adres bilgisi (isteğe bağlı)

Çok depolu yapılarda dikkat edilecekler:

1. Her kullanıcıya hangi depoyu göreceği yetki ekranından atanır
2. Depolar arası transfer için ayrı fiş tipi kullanılır
3. Raporlar depo bazında filtrelenebilir

Önerimiz: Tek deponuz olsa bile "Merkez Depo" adıyla bir depo tanımlayın ve tüm işlemleri buraya bağlayın. İleride ikinci depo açmanız gerektiğinde sistem zaten hazır olur.

4. Stok Kartı Oluşturma

Stok kartı, ürününüzün Wolvox'taki kimlik kartıdır. Eksik veya hatalı doldurulmuş stok kartları sistemin tüm modüllerinde sorun yaratır.

Stok kartı oluşturmak için: Wolvox Ana Menü → Stok → Stok Kartları → Yeni

Zorunlu Alanlar

Stok Kodu Benzersiz olmalı, değiştirilmemeli. Kodlama sisteminizi baştan belirleyin. Örnek: TKS-001, HAM-0045 gibi anlamlı kodlar ileride aramayı kolaylaştırır.

Stok Adı Açık ve anlaşılır olsun. Kısaltmalardan kaçının, özellikle e-ticaret entegrasyonu kullanıyorsanız.

Stok Grubu Önceden tanımladığınız gruplardan seçin.

Ana Birim Önceden tanımladığınız birimlerden seçin.

KDV Oranı Satış ve alış KDV oranlarını doğru girin. Yanlış KDV oranı e-fatura hatalarına neden olur.

Önerilen Alanlar

Barkod EAN-13, QR veya özel barkod girebilirsiniz. Birden fazla barkod tanımlanabilir.

Minimum Stok Miktarı Bu değerin altına düşüldüğünde kritik stok raporunda görünür.

Maksimum Stok Miktarı Aşırı stok alımını önlemek için kullanılır.

Raf / Konum Depoda ürünün nerede durduğunu belirtir. Sayım ve toplama işlemlerini hızlandırır.

Alış ve Satış Fiyatları Varsayılan fiyatları girin. Faturada otomatik doldurmak için kullanılır.

Tedarikçi Bilgisi Hangi tedarikçiden alındığını bağlamak ileride otomatik sipariş oluşturmayı kolaylaştırır.

5. Barkod Tanımlama

Wolvox'ta barkod tanımlamanın iki yolu vardır:

Hazır Barkod Girişi

Ürünün üzerindeki mevcut barkodu (EAN-13 gibi) stok kartının barkod alanına girin. Barkod okuyucuyla doğrudan okutarak da girebilirsiniz.

Wolvox'tan Barkod Üretme

Wolvox'un barkod modülünden otomatik barkod üretebilirsiniz. Üretilen barkodları etiket yazıcıyla basarak ürünlere yapıştırın.

Birden fazla barkod tanımlamak: Bir ürünün farklı ambalaj boyutları varsa (tekil, koli, palet gibi) her birine ayrı barkod tanımlanabilir. Yardımcı birim ile ilişkilendirilir.

Dikkat: E-ticaret entegrasyonunda pazaryerlerinin kullandığı barkod ile Wolvox'taki barkodun eşleşmesi şarttır. Eşleşmezse stok senkronizasyonu çalışmaz.

6. Maliyetleme Yöntemi Seçimi

Wolvox'ta maliyetleme yöntemi stok bazında veya sistem genelinde seçilebilir. Yöntem seçimi kar/zarar raporlarını doğrudan etkiler.

FIFO (İlk Giren İlk Çıkar)

İlk satın alınan ürün ilk satılan kabul edilir. Fiyat artışlarında gerçek maliyeti daha doğru yansıtır.

Uygundur: Gıda, ilaç gibi son kullanma tarihi olan ürünler.

Ortalama Maliyet

Tüm alışların ağırlıklı ortalaması esas alınır. En yaygın kullanılan yöntemdir.

Uygundur: Fiyatı sık değişen hammadde ve ticari mal.

Gerçek Maliyet

Her ürün partisinin alış fiyatı ayrı takip edilir. Seri/lot numarasıyla kullanılır.

Uygundur: Yüksek değerli veya lot takibi gerektiren ürünler.

Önerimiz: Başlangıçta Ortalama Maliyet kullanın. Türkiye'de hem muhasebe hem de vergi açısından en sorunsuz yöntemdir. İleride ihtiyaç duyarsanız yöntem değişikliği yapılabilir ama geçmiş verileri etkiler.

7. Fiyat Listesi Tanımlama

Farklı müşteri gruplarına farklı fiyat uygulamak istiyorsanız Wolvox'ta fiyat listesi tanımlamanız gerekir.

Kullanım senaryoları:

1. Toptan ve perakende fiyatı farklı olan ürünler
2. VIP müşterilere özel fiyatlar
3. Bölgesel fiyat farklılıkları
4. Kampanya dönemine özel fiyatlar

Fiyat listesi tanımlamak için: Wolvox Ana Menü → Stok → Tanımlar → Fiyat Listeleri → Yeni

8. Yaygın Tanımlama Hataları ve Çözümleri

Hata: Aynı ürün için birden fazla stok kartı açılmış Çözüm: Tekrar eden kartları birleştirin. Birleştirme işlemi için teknik destek almanız önerilir, çünkü geçmiş hareketler etkilenebilir.

Hata: Stok kodu sonradan değiştirilmiş Çözüm: Eski kod pasife alınır, yeni kod açılır. Eski kodun hareketleri yeni koda taşınamaz, ikisi ayrı raporlanır.

Hata: KDV oranı yanlış girilmiş Çözüm: Stok kartını düzenleyin. Düzeltme önceki faturalara yansımaz, sadece yeni işlemleri etkiler.

Hata: Birim yanlış tanımlanmış Çözüm: Hareket yoksa düzeltilebilir. Hareket varsa yeni birim açılır, eski birim pasife alınır.

Hata: Barkod eşleşmesi yanlış Çözüm: Stok kartındaki barkodu kontrol edin, pazaryerindeki barkodla karşılaştırın ve düzeltin.

Sonuç

Wolvox stok tanımlamalarını doğru yapmak, sistemin ilerleyen tüm süreçlerinin sağlıklı işlemesi için temel şarttır. Stok grubu, birim, depo ve stok kartı tanımlamaları baştan doğru kurulduğunda hem raporlar doğru çalışır hem de e-ticaret entegrasyonları sorunsuz ilerler.

Wolvox stok tanımlamalarında yardıma mı ihtiyacınız var? Uzaktan bağlantıyla stok yapınızı inceliyor, mevcut hataları gideriyor ve sıfırdan doğru kurulum yapıyoruz.

Hemen destek alın →

Bu içerik wolvoxdestek.com tarafından hazırlanmıştır. Akınsoft'un resmi yayını değildir.